○遊佐町文書管理規程
令和4年3月10日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 文書の受領、配布及び収受(第14条―第16条)
第3章 文書の処理(第17条―第24条)
第4章 文書の施行(第25条―第28条)
第5章 文書の保管及び保存(第29条―第32条)
第6章 文書の廃棄及び保存年限の延長等(第33条―第35条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるものを除き、町の文書事務管理に関し基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もつて事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 課等 遊佐町課設置条例(昭和39年条例第3号)第1条に規定する課及び会計管理者の補助組織設置規則(平成17年規則第9号)第1条に規定する出納室をいう。
(2) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(3) 受領 郵便等により町に到着した文書を受け取ることをいう。
(4) 配布 第4条第1項の文書主管課が、選別し、又は収受した文書をその内容に応じて主務課に配布し、必要に応じて受領印を徴する手続をいう。
(5) 収受 主務課が、郵送等により町に到着した文書を開封の上、受付印(様式第1号)を押印し、必要に応じて文書管理システムに記録する一連の手続をいう。
(6) 起案 町の事務事業を行う上で必要となる意思決定に係る原案を作成することをいう。
(7) 決裁 遊佐町事務決裁規程(昭和48年訓令第6号。以下「決裁規程」という。)第2条第1号に規定する決裁をいう。
(8) 回議 決裁規程第2条第5号に規定する回議をいう。
(9) 合議 決裁規程第2条第6号に規定する合議をいう。
(10) 供覧 決裁を要しない事案について、参考のため又は指示を受けるため、順次所属上司又は関係する主務課の閲覧に供することをいう。
(11) 文書管理システム 電子情報処理組織(町の機関等の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)を使用して、文書の目録の管理その他の文書管理に関する事務処理を行う仕組みであつて、第4条第1項の文書主管課長が管理するものをいう。
(12) 保管 事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)を、第5条第1項の文書管理責任者が管理することをいう。
(13) 保存 完結文書を書庫において整理しておくことをいう。
(14) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないことを確認することができるものであること。
(15) 総合行政ネットワーク 国及び地方公共団体並びに地方公共団体相互を専用の通信回線で接続した情報通信のネットワークをいう。
(16) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電子文書をいう。
(文書取扱いの原則及び個人情報の保護)
第3条 文書は、事務が能率的に処理されるよう、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整備しておくものとする。
2 文書は、情報の公開等に伴い、町民の利用に役立つように適切に管理しなければならない。
3 職員は、個人情報の記載された文書の保管及び保存をする際は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の趣旨にのつとり、紛失及び盗難を防止するための細心の注意を払わなければならない。
(令5訓令1・一部改正)
(文書主管課長の責務)
第4条 文書事務を管理調整する課(以下「文書主管課」という。)の課長(以下「文書主管課長」という。)は、前条に規定する原則の実現のため、常に文書事務の取扱いに関し調査し、かつ、指導しなければならない。
2 文書主管課は、総務課とする。
(文書管理責任者の責務)
第5条 課等に、文書管理責任者を置く。
2 文書管理責任者は、課等の長をもつて充てる。
3 文書管理責任者は、課等の文書取扱い事務を総括し、適正な文書事務の処理に留意し、その促進に努めなければならない。
(文書管理体制の整備)
第6条 文書管理責任者は、文書の適正な維持管理を行うため、次に定めるところにより、文書の適正管理に関する体制を整備しなければならない。
(1) 文書管理責任者の職務を補佐するため、課等に文書管理主任(以下「主任」という。)を置き、係長の職(係長相当職を含む。以下同じ。)にある所属職員のうちから文書管理責任者が指定する者をもつて充てる。
(2) 主任の職務を補佐するため、課等に文書管理担当者(以下「担当者」という。)を置き、所属職員(係長の職にある者を除く。)のうちから文書管理責任者が指定する者をもつて充てる。
(3) 前2号に規定する場合において、出先の施設を有する課又はその所掌する事務が複雑な課にあつては、当該出先の施設又は当該課の係ごとに主任及び担当者を置くことができる。
(主任及び担当者会議)
第7条 文書事務を適正かつ効率的に行うため、主任及び担当者会議を設置する。
2 文書主管課長は、必要があるときは、主任及び担当者会議を招集することができる。
(文書管理の責任区分)
第8条 文書管理の責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。
(1) 受領、受付、配布、発送及び保存 文書主管課
(2) 収受、起案、合議、決裁、整理、保管、引継ぎ及び廃棄 主務課
(文書の種類)
第9条 文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 令達文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
ウ 訓令 本庁機関又は出先機関若しくはその長に対して指揮命令するもの
エ 告示 法令又は権限に基づいて、町民の権利義務に関係のある事項を一般に周知するもの
オ 公告 一定の事実を一般に周知させるもの
カ 達 特定の個人又は団体に対して指揮命令するもの
キ 指令 申請、願等に基づき相手方に対し、許可し、認可し、又はある行為を命令し、若しくは指示するもの
(2) 一般文書
ア 通達 所属機関又はその職員に対し、職務の運営上の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの
イ 通知 特定の相手方に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ウ 依頼 特定の相手方に対し、その義務に属さない一定の事項を頼むもの
エ 照会 特定の相手方に対し、一定の事項を問い合わせるもの
オ 回答 照会、依頼、協議等に対し、応答するもの
カ 報告 法令等に基づく義務を前提として、ある事実について、その経過、結果等を対等の行政機関又は上級行政機関等に対して知らせるもの
キ 協議 相手方に対し、一定の事項に関して相談をし、又は了解若しくは合意を求めるもの
ク 申請 行政機関に対して、許可、認可、補助その他の一定の行為を求めるもの
ケ 進達 個人又は団体等からの申請書、願書等を上級行政機関に取り次ぐもの
コ 副申 他の行政機関に進達する申請書、願書等に意見を付すもの
サ 諮問 一定の機関に対し法令上定められた事項について意見を求めるもの
シ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問を受けた事項について意見を述べるもの
ス 建議 附属機関その他の機関がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し、将来の行為に関して意見を述べるもの
セ 届 法令又は行政機関の命令に基づいて、事前又は事後に一定の事実を届け出るもの
ソ 上申 職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して事実、意見等を申し述べるもの
タ 内申 主として行政機関の内部における人事に関する事項について、上申するもの
チ 伺 事案の処理に当たり、決裁権を有する者の意思決定を受けるためのもの
ツ 復命 上司から命ぜられた事項について、その内容、結果等を報告するもの
テ 証明 特定の事実を公に証するもの
ト 辞令 任免、給与、勤務その他職員の身分に関することについて命令するもの
(文書の文書記号等)
第10条 文書には、課等ごとに文書記号、文書番号及び日付(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届書(到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書(年度内に廃棄可能な文書)
(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書
(5) 請求書
(6) 電報
(7) 文書記号等を付けることを要しないように様式が定められている文書
(8) 法令の規定によつて文書管理システムの記録に代わるべき帳票に記載するように定められている文書
(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等を付ける必要がないと文書主管課長が認めた文書
2 条例、規則、訓令、告示及び達には、町名を冠して、その種別を付け、文書番号は、種別ごとの例規番号簿(様式第2号)による暦年による一連番号とする。
3 指令には、その種別を付け、文書番号は、指令番号簿(様式第3号)による会計年度による一連番号とする。
(文書の庁外持出し)
第11条 文書は、庁舎外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する文書管理責任者の許可を受けたときは、この限りでない。
2 前項ただし書の許可を受けて文書を持ち出す場合においては、紛失、盗難、滅失その他の事故のないように文書を適正に管理し、常に火災、盗難等の予防措置をとるとともに、適正な措置を講じなければならない。
(文書の保存年限)
第12条 文書の保存年限は、法令等に別段の定めがあるものを除き、次に掲げるとおりとする。
(1) 第1類 永年(30年)
(2) 第2類 10年
(3) 第3類 5年
(4) 第4類 1年
ただし、永年保存で30年以上が経過し、文書管理責任者が保存の必要がないと判断したものは、廃棄することができる。
3 文書の保存年限の起算日は、完結文書が属する年度の翌年度の4月1日からとする。ただし、暦年ごとに整理する文書の保存年限の起算日は完結する日の属する年の翌年の1月1日とする。
(文書の分類保存基準表)
第13条 主務課は、毎年度、分類保存基準表を作成し、これを備え付けるとともに文書主管課に提出するものとする。
2 文書の保存期限は、分類保存基準表において定める文書フォルダーの保存期限とする。
3 分類保存基準表において定める保存期限の標準は、別表のとおりとする。
第2章 文書の受領、配布及び収受
(文書主管課における文書の受領)
第14条 本庁に到達した文書は、特別の定めをするもののほか、文書主管課において受領する。ただし、文書主管課以外の課等に直接到達した文書は、当該課等において受領することができる。
2 前項本文の規定により文書主管課において受領した文書は、特殊文書(親展文書(親展、秘密又はこれらに類する表示のある文書及び電報をいう。以下同じ。)、書留、配達証明、内容証明等をいう。以下同じ。)と普通文書(特殊文書以外の文書をいう。以下同じ。)に分類し、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 普通文書は、文書主管課備付けの文書配布棚により、開封しないで主務課に配布する。ただし、開封を必要とするものにあつては、開封後、配布先を確認して主務課に配布する。
(2) 特殊文書のうち親展文書は、封筒の表面に受付印を押印し、特殊文書処理簿(様式第4号)に記載した後、主務課又は名宛人に配布する。
(3) 特殊文書のうち現金、金券、有価証券等の書留は、特殊文書処理簿に記載した後、主務課に配布し、特殊文書処理簿に受領印を徴する。
(4) 前2号に掲げる特殊文書以外の特殊文書は、封筒の表面に受付印を押印し、特殊文書処理簿に記載した後、主務課に配布し、特殊文書処理簿に受領印を徴する。
3 2以上の課等に関係のある文書は、文書主管課において最も関係の深いと認める課等に配布する。
4 主管の明らかでない文書は、文書主管課において町長から当該文書の主務課の決定を受け、当該主務課に配布するものとする。
(主務課における文書の収受)
第15条 主務課長は、毎日文書主管課備付けの文書配布棚により文書の配布を受けなければならない。
(1) 文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に受付印を押印した後、文書管理システムで収受処理をし、文書に文書番号を記載し、当該文書の事案の処理について文書管理システムに登録すること。
(2) 文書の収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものは、受付印の下に収受時刻を記載し、かつ、取扱い者の認印を押印すること。
(3) 第1号の規定にかかわらず、刊行物、ポスターその他の受付印の押印を必要としない文書は、受付印の押印を省略することができること。
3 主任は、前項の規定により文書の収受をしたときは、これを閲覧し、自ら処理するもののほか、主務課長の指示した処理方針を示して担当者に配布しなければならない。
4 前3項の規定にかかわらず、主務課長は、閲覧した文書のうち重要なものについては、担当者に処理方針を指示する前に町長の閲覧及び指示を受けなければならない。
(郵便等料金の不足又は未払の文書)
第16条 郵便等料金の不足又は未払の文書は、官公署から発送されたもの又は文書主管課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、これを受領することができる。
2 誤つて本庁に送付された文書については、正当名宛先に返送する手続をとらなければならない。
第3章 文書の処理
(収受の手続を経ない文書)
第17条 主務課において第14条第2項第3号及び第4号の規定による処理を受けていない文書であつてこれらの規定による処理を受けるべきものを受けとつたときは、直ちに、当該文書を文書主管課に送付し、これらの規定による処理を受けなければならない。
2 他の課等に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課等に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課等に通知するものとする。
(1) 定例的に報告するもの 報告簿を用いる。
(2) 軽易な照会、回答、通知、依頼等に係るもの、証明に係るもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送に係るもの 当該文書の余白に決裁欄を設け、処理案を示すことにより行う。
(3) 事務処理上起案用紙を用いることが適当でないもの あらかじめ文書主管課長の承認を受けた帳票による。
2 起案文書の作成に当たつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書には、全て件名を付け、結論を先にし、箇条書きにする等分かりやすく作成し、必要があるときは、関係法規その他参考となる事項又は書類を末尾に付記し、又は添付すること。
(2) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添付すること。
(回議)
第20条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
(合議)
第21条 起案文書の事案が他の課等の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課等の長に合議しなければならない。
2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもつて協議するものとする。この場合において、協議の調わないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
(文書の審査)
第22条 次に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課等に関係のあるものは、さらに当該関係課等の合議を経て、文書主管課の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、訓令案及び告示案
(2) 議案
(3) 法令及び町法規の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(6) 指令案
(7) 往復文案で重要又は異例に属するもの
(8) 賞状案、表彰状案及び感謝状案
(秘密文書)
第23条 秘密文書には、「秘」又はこれに類する用語を表示し、特に細心の注意を払つて取り扱い、担当者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保管し、又は保存する必要がなくなつたときは、焼却その他確実な方法により処分しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、印刷用原紙、磁気ディスクその他のデータを記録している媒体についても、また同様とする。
(処務日誌)
第24条 主務課長は、執務時間中に発生した重要事項を処務日誌(様式第7号)に記載するものとする。
第4章 文書の施行
(1) 郵便で施行するもの 料金後納印を印字した封筒に入れ封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの又は書留にするものにあつては、当該封筒に、「親展」、「速達」又は「書留」と記載すること。
(2) 電報で施行するもの 電報発信紙に電文等を記載すること。
(3) 使送で施行するもの 宛先等を記載した封筒に入れること。この場合において、親展にするものにあつては、封をし、さらに当該封筒に「親展」と記載すること。
(1) 郵便で施行するもの その日分を取りまとめ、日本郵便株式会社が定めている料金後納郵便物差出票を添えて郵便局に差し出すこと。
(2) 電報で施行するもの 直ちに電報発信紙を郵便局に差し出すこと。
2 施行文書のうち、総合行政ネットワーク文書については、総合行政ネットワーク文書情報の送信の際、当該総合行政ネットワーク文書情報に電子署名を行うものとする。ただし、軽易な総合行政ネットワーク文書については、電子署名を省略することができる。
3 決裁文書を電話で施行するときは、町長が定める手続によるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。
(1) 町民一般に広報周知する文書にあつては、課名
(2) 庁内文書にあつては、特に重要事件を除き、副町長又は課長名
(3) 庁外文書のうち、町の課長宛ての照会その他に対する回答文書で、その内容が課長の専決に属するものにあつては、課長名
2 発送文書には、必要に応じ担当課及び担当係名、電話番号、担当者名等を記入するものとする。
(公印)
第28条 発送文書には、決裁文書と照合の上公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書には公印の押印(電子署名を含む。以下同じ。)を省略することができる。
(1) 町の機関に対して発する往復文書(内容が特に重要なものを除く。)
(2) 他の地方公共団体の機関に対して発する往復文書(内容が軽易なものに限る。)
(3) 前2号の機関以外に対して発する往復文書(内容が軽易なものに限る。)
(4) 書簡文書
(5) 文書主管課長が公印の押印を省略することが適当と認めた文書
2 前項の規定により公印の押印を省略する場合は、文書(町の機関に対して発する往復文書及び書簡文書を除く。)の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
第5章 文書の保管及び保存
(文書整理の原則)
第29条 職員は、常に担当事務に係る文書を整理保管し、その所在を明らかにしておくとともに、その処理の促進に努めなければならない。
(文書の保管)
第30条 完結文書は、原則として当該事案の完結した日の属する年度の翌々年度の終了の日まで執務室で保管するものとし、それ以前の年度の文書は、書庫で保存するものとする。ただし、書庫で保存することができる文書は、当該年度の5年度以前の分までとする。
(書庫に保存した文書の閲覧)
第31条 書庫に保存した完結文書は、文書主管課長の承認を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。
3 第1項の規定により持ち出した完結文書は、他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
(書庫の管理)
第32条 書庫は、文書主管課長が管理し、その管理に当たつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理しておくこと。
(2) 火災及び盗難の予防に努めること。
(3) 湿気、虫害等の予防に努めること。
第6章 文書の廃棄及び保存年限の延長等
(文書の廃棄)
第33条 完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に保存したものにあつては文書管理システムにより出力された廃棄候補リストを主務課長が速やかに作成し、文書主管課長において廃棄し、その他のものにあつては文書管理システムにより出力された廃棄候補リストにより主務課長において廃棄するものとする。
2 保存年限が満了しない文書であつても、文書主管課長又は主務課長において保存の必要がないと認めたものは、書庫に保存したものにあつては主務課長に合議した上で文書主管課長において、その他のものにあつては主務課長において廃棄することができる。
(保存年限の延長)
第34条 主務課長は、前条第1項の規定にかかわらず、保存年限が満了した文書で引き続いて保存の必要があるものについて、保存年限を1年を単位として必要と認める期間延長することができる。
2 主務課長は、前項の規定により文書の保存年限を延長したときは、当該文書に係る廃棄候補リストに延長に係る所要事項を記入して、当該廃棄候補リストを文書主管課長に提出するものとする。
3 前項の場合において、文書主管課長は、延長した内容に疑義が生じたときは、主務課長に当該延長について必要な指導を行うものとする。
(廃棄文書の処理)
第35条 文書を廃棄する場合は、溶解、焼却、裁断その他適当な方法により、これを行わなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和4年4月1日から施行する。
(遊佐町水道事業文書管理規程の一部改正)
2 遊佐町水道事業文書管理規程(昭和43年訓令第7号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(遊佐町立保育園処務規程の一部改正)
3 遊佐町立保育園処務規程(昭和43年訓令第11号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(令和5年3月17日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第12条、第13条関係)
文書の区分 | 保存期限 |
1 条例又は規則に関する次に掲げる文書 (1) 立案の検討に関する文書 (2) 条例案又は規則案の審査の過程が記録された文書 (3) 制定又は改廃のための決裁文書 (4) 解釈又は運用の基準の設定のための決裁文書 | 永年(30年) |
2 告示又は訓令に関する次に掲げる文書 (1) 立案の検討に関する文書 (2) 制定又は改廃のための決裁文書 (3) 解釈又は運用の基準の設定のための決裁文書 | 10年 |
3 行政手続法(平成5年法律第88号)第2条第8号ロの審査基準、同号ハの処分基準及び同法第6条の標準的な期間の行政指導に共通してその内容となるべき事項を定めるための決裁文書 | |
4 許認可等の行政処分をするための決裁文書その他許認可等の行政処分に至る過程が記録された文書(その効果が存続する期間が1年以下である許認可等の行政処分に関するものを除く。) | (1) その効果が10年を超えて存続する許認可等の行政処分に関するもの 30年 (2) その効果が5年を超え10年以下存続する許認可等の行政処分に関するもの 10年 (3) その効果が3年を超え5年以下存続する許認可等の行政処分に関するもの 5年 |
5 訴訟に関する次に掲げる文書 (1) 訴訟の提起に関する文書 (2) 訴訟における主張又は立証に関する文書 (3) 判決書又は和解調書 | 10年(重要なものにあつては、30年) |
6 不服申立てに関する次に掲げる文書 (1) 不服申立書又は口頭による不服申立てにおける陳述の内容を録取した文書 (2) 不服申立てに係る審議等を行う附属機関の調査審議、答申等に関する文書 (3) 裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書 | 5年(重要なものにあつては、10年) |
7 次に掲げる文書(1の項から6の項までに掲げるものを除く。) (1) 町議会議案その他町議会に関する文書で重要なもの(当該事務を総括する課の所掌するものに限る。) (2) 町行政の重要施策及び運営の基本方針の決定に関する文書 (3) 行政代執行等に関する文書で重要なもの (4) ほう賞に関するもので重要な文書(当該事務を総括する課の所掌するものに限る。) (5) 職員の採用、進退及び懲戒に関する文書(当該事務を総括する課の所掌するものに限る。) (6) 公有財産の取得、管理及び処分に関する文書で重要なもの (7) その他10年を超えて保存する必要があると認められる文書 | 30年 |
8 次に掲げる文書(1の項から7の項までに掲げるものを除く。) (1) 事業計画の策定等部又は主務課等の事務事業の基本に関するもので重要な文書 (2) 土地収用裁決及び行政代執行に関する文書 (3) 町が実施する統計又は研究に関するもので重要な文書 (4) ほう賞に関する文書(当該事務を総括する課の所掌するものに限る。) (5) 公有財産の取得、管理及び処分に関する文書 (6) その他5年を超え10年以下の期間保存する必要があると認められる文書 | 10年 |
9 次に掲げる文書(1の項から8の項までに掲げるものを除く。) (1) 事業計画の策定等部又は主務課等の事務事業の基本に関する文書 (2) 予算及び決算に関するもので重要な文書 (3) 主務課等が所管する事務の執行に関する文書のうち重要なもの (4) 答申、建議等に関する文書 (5) 予算及び決算に関する文書 (6) 町の後援又は共催に関する文書 (7) 研修会、説明会等への出席に関する文書 (8) 情報公開又は個人情報の開示に関する文書 (9) 決裁又は供覧の手続を経ない文書のうち重要なもの (10) その他3年を超え5年以下の期間保存する必要があると認められる文書 | 5年 |
10 次に掲げる文書(1の項から9の項までに掲げるものを除く。) (1) 契約又は免許の有効期間を経過した文書 (2) 統計その他資料作成の材料に供した文書 (3) 庁内における通知、照会等に係る文書で後日参考を必要とするもの (4) その他1年間保存する必要があると認められる文書 | 1年 |
11 次に掲げる文書(1の項から10の項までに掲げるものを除く。) (1) 庁内における通知、照会等に係る文書で後日参考を必要としないもの (2) ちらし、ポスターその他これらに類する文書のうち1年間保存する必要がないと認められるもの | 1年未満 |
12 次に掲げる文書(1の項から11の項までに掲げるものを除く。) (1) 条例、規則等の解釈又は運用の基準に関する文書 (2) 台帳として利用する文書 (3) 係属中の裁判に関する文書 (4) 前3号に掲げる文書のほか、当該文書を所管する所属で継続して利用することが必要となる文書 | 継続 |
