○遊佐町保有個人情報及び特定個人情報等保護管理規程
令和6年9月2日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 個人情報等の管理体制等(第4条―第13条)
第3章 教育研修(第14条)
第4章 職員の責務(第15条)
第5章 個人情報等の適切な取扱い(第16条―第29条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第30条―第46条)
第7章 管理区域の安全管理(第47条・第48条)
第8章 個人情報等の提供及び業務の委託等(第49条―第52条)
第9章 サイバーセキュリティの確保(第53条・第54条)
第10章 安全確保上の問題への対応(第55条・第56条)
第11章 監査及び点検の実施(第57条―第59条)
第12章 雑則(第60条)
附則
第1章 総則
(総則)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、遊佐町個人情報保護法施行条例(令和5年条例第1号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)、遊佐町議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第3号。以下「議会個人情報保護条例」という。)及び遊佐町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第27号。以下「番号法条例」という。)に定めるところにより、保有個人情報、個人番号及び特定個人情報(第40条を除き、以下これらを「個人情報等」という。)の安全管理のために必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、この規程に特段の定めのない限り、個人情報保護法、番号法、個人情報保護法施行条例、議会個人情報保護条例及び番号法条例において使用する用語の例による。
(適用範囲)
第3条 本管理規程は、町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、議会及び固定資産評価審査委員会並びに財産区に適用する。
第2章 個人情報等の管理体制等
(最高情報保護責任者)
第4条 町に、最高情報保護責任者を1人置くこととし、副町長をもつて充てる。
2 最高情報保護責任者は、町における個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(統括情報保護管理者)
第5条 町に、統括情報保護管理者を1人置くこととし、総務課長をもつて充てる。統括情報保護管理者は、実施機関の長を補佐し、実施機関における個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(情報保護管理者)
第6条 個人情報等を取り扱う各所属に、情報保護管理者を1人置くこととし、各所属の長をもつて充てる。
2 情報保護管理者は、各所属における個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。
3 個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、情報保護管理者は、個人情報等の適切な管理を確保する任にあたる。
4 情報保護管理者は、個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定するとともに、個人情報等が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行う。
5 情報保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
(2) 個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制
(3) 個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(情報保護担当者)
第7条 個人情報等を取り扱う各所属に、当該所属の情報保護管理者が指定する情報保護担当者を置く。
2 情報保護担当者は、情報保護管理者を補佐し、各所属における個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(情報システム管理者)
第8条 各業務システムを所管する所属の長を情報システム管理者とし、庁内ネットワーク及び情報システムにおける情報セキュリティについて管理する。
(教育責任者)
第9条 町に、教育責任者を置くこととし、最高情報保護責任者をもつて充てる。教育責任者は、事務取扱担当者に対し教育する任に当たる。
(特定個人情報等事務取扱担当者の指定等)
第10条 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱うときは、情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「特定個人情報等事務取扱担当者」という。)及びその役割を明確化する。
2 特定個人情報等を取り扱うときは、特定個人情報等事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化する。
3 特定個人情報等を取り扱うときは、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 特定個人情報等事務取扱担当者がこの要綱等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損その他の特定個人情報等の安全の確保に係る事態及び番号法に違反する事実を含む事案又はそれらのおそれのある事案を把握した場合の対応体制並びに関係部署及び関係機関への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(監査責任者)
第11条 町に監査責任者を置くこととし、最高情報保護責任者が指名する者をもつて充てる。監査責任者は、個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(遊佐町情報セキュリティ検討委員会)
第12条 個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を、遊佐町情報セキュリティ検討委員会において行う。
2 統括情報保護管理者は、遊佐町情報セキュリティ検討委員会を定期又は随時に開催する。
(厳正な対処)
第13条 町は、個人情報等の取扱いに関し、法令又は内部規程等に違反した職員に対し、法令又は内部規程等に基づき厳正に対処する。
第3章 教育研修
第14条 教育責任者は、個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 教育責任者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及び情報セキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 教育責任者は、情報保護管理者及び情報保護担当者に対し、課室等における特定個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 教育責任者は、個人情報等を取り扱う事務に従事する者に対し、個人情報等の適切な管理及び番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する教育研修を行う。
5 情報保護管理者は、当該課室等の事務取扱担当者に対し、個人情報等の適切な管理のために、教育責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
6 教育責任者は、教育研修を行うに当たり、研修計画を策定し、研修計画に基づき教育研修を実施する。
第4章 職員の責務
第15条 事務取扱担当者は、個人情報保護法、番号法、個人情報保護法施行条例、議会個人情報保護条例及び番号法条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに統括情報保護管理者及び情報保護管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに情報保護管理者に報告しなければならない。
第5章 個人情報等の適切な取扱い
(アクセス制限)
第16条 情報保護管理者は、個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の事務取扱担当者に限定し、情報システム管理者に対してアクセス権限の設定を依頼する。
2 アクセス権限を有しない職員は、事務取扱担当者になりすます等不正な手段を用いて、個人情報等にアクセスしてはならない。
3 情報保護管理者は、アクセス制限を事務取扱担当者個人単位で管理し、個人情報等の取扱事務においてID及びIDカードの共用をさせない。
4 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であつても、業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第17条 事務取扱担当者は、業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であつても、次に掲げる行為については、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、事務取扱担当者は、情報保護管理者の指示に従い行う。
(1) 個人情報等の複製
(2) 個人情報等の送信
(3) 個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む)の外部への送付又は持出し
(4) その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第18条 事務取扱担当者は、個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、遅滞なく情報保護管理者に報告しその指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第19条 事務取扱担当者は、情報保護管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む)を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。また、個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第20条 事務取扱担当者は、個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第21条 事務取扱担当者は、個人情報等又は個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているもの及び紙媒体を含む。)が文書管理に関する規程(令和4年訓令3号)等によつて定められている保存期間を経過した場合その他不要となつた場合には、統括情報保護管理者の承認を得た上で、情報保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行う。
2 個人情報等の消去や個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
3 個人情報等を削除又は廃棄した場合には、必要に応じて、その記録を保存する。ただし、情報保護管理者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているもの及び紙媒体を含む。)を廃棄した際には特定個人情報等の廃棄記録を作成する。その記録は7年保管する。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第22条 情報保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するために特定個人情報等管理台帳等を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について以下の項目その他必要な事項を記録する。
(1) 特定個人情報等(番号利用事務)の名称
(2) 特定個人情報ファイルの種類、名称
(3) 取扱部署名、事務取扱担当者の役職、氏名
(4) 利用目的
(5) アクセス権を有する者の事務取扱担当者の役職、氏名
(6) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(7) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
2 台帳等は随時改訂し、旧台帳は一定期間、保管する。
(個人番号の利用の制限)
第23条 情報保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき条例で定めた事務を含む。)に限定する。
(個人番号の提供の求めの制限)
第24条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第25条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第26条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(管理区域)
第27条 情報保護管理者は、個人情報等を取り扱う端末設置区域、基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(取扱区域)
第28条 情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、特定個人情報等事務取扱担当者以外の職員及び外部からの来庁者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、特定個人情報等の漏えい等の発生を防止するための設備等を設置しする。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第29条 情報保護管理者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずる。また、電子媒体及び書類等の庁舎内の移動等において、紛失・盗難等に留意する。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
2 情報保護管理者は、前項の措置を講ずる目的で、情報システム管理者の指示に従つて、ID、IDカード及びパスワード等の管理が徹底されるよう特定個人情報等事務取扱担当者を指導監督するほか、パスワード等の読取防止等を行うために必要な設備等を設置する。
3 アクセス権限を有する事務取扱担当者は、情報保護管理者の指示に従つて、IDカード、ID及びパスワードを取り扱う。
4 アクセス権限を有する事務取扱担当者は、パスワードの漏えい等が疑われる場合は遅滞なくパスワードを変更する。
5 情報保護管理者は、業務上必要がなくなつた場合は、遅滞なくアクセス権限を抹消するよう、情報システム管理者に依頼する。
6 情報保護管理者は、事務取扱担当者のアクセス権限の付与状況をアクセス権限表等で管理し人事異動や課内での担当変更等に即時に対応できるよう適時の見直しを行う。
(アクセス記録)
第31条 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、個人情報ファイル等のアクセス記録を一定期間保管するよう依頼するとともに、当該情報保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録を抽出する機能の提供、及び当該情報保護管理者が管理する範囲の個人情報ファイル等のアクセス記録を参照する権限の付与を依頼する。
2 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、当該情報保護管理者が管理する範囲の個人情報ファイル等のアクセス記録について、改ざん、窃取又は不正な削除の防止が適切になされているかを確認し、必要に応じて報告を求める。
(アクセス状況の監視)
第32条 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の個人情報等がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の提供を求め、当該機能の定期的確認を行う。
2 情報保護管理者は、個人情報等への不適切なアクセスの監視のために、当該情報保護管理者が管理する範囲の個人情報ファイル等のアクセス記録をもとに個人情報等へのアクセス状況を定期又は随時に分析する。
(管理者権限の設定)
第33条 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、管理者権限等の特権を付与されたIDを利用する者を必要最小限にし、当該IDのパスワードの漏えい等が発生しないよう、当該ID及びパスワードを厳重に管理することを求め、その状況の報告を受ける。
(外部からの不正アクセスの防止等)
第34条 情報保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、情報システム管理者に対して、個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等をインターネット等の外部のネットワークに接続しないほか必要に応じてファイアウォールの設定による経路制御を行う等の措置を依頼する。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第35条 情報保護管理者は、不正プログラムによる個人情報等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
2 情報保護管理者は、情報システム管理者によつて遊佐町情報セキュリティポリシー対策基準が厳格に運用されていることを確認し、必要に応じて情報システム管理者から報告を受ける。
(情報システムにおけ個人情報等の処理)
第36条 事務取扱担当者は、個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を最小限に限り、処理終了後は、不要となつた情報を速やかに消去する。情報保護管理者は、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第37条 情報保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。なお、事務取扱担当者はこれを踏まえ、その処理する個人情報等について、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
2 個人情報ファイルを機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合、原則として、暗号化又はパスワードにより秘匿する。
3 事務取扱担当者は、車両等により個人情報等を運搬する場合には、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、個人情報ファイル等を暗号化する。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第38条 情報保護管理者は、個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、デジタルカメラ、ICレコーダ及びUSBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の次条により限定する個人情報等を処理する端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)し、事務取扱担当者及びその他の職員を指導・監督する。
(端末の限定)
第39条 情報保護管理者は、個人情報等の処理を行う端末を限定し、情報システム管理者に対して、端末へのソフトウェアの導入、端末の認証等の設定を依頼する。
2 情報保護管理者は、事務取扱担当者以外の職員が個人情報等の処理を行う端末を操作しないよう指導・監督する。
(端末の盗難防止等)
第40条 情報保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、事務取扱担当者に端末の固定、不在時の執務室の施錠を行わせる。執務室の鍵の管理は情報保護管理者が行う。
(端末の外部持ち出し等)
第41条 事務取扱担当者は、情報保護管理者が必要があると認めるときを除き、第39条により限定された個人情報等を処理する端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第42条 事務取扱担当者は、第39条により限定された個人情報等を処理する端末の使用に当たつては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行う又は離席時に端末をロックする。
2 情報保護管理者は、39条により限定された個人情報等を処理する端末の画面が第三者に窃視されることがないよう、覗きこみを防止するための設備を設置する。
(入力情報の照合等)
第43条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第44条 情報保護管理者は、個人情報等のバックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
2 情報保護管理者は、個人情報ファイルのバックアップの実施状況を把握し必要に応じて情報システム間理者に対して報告を求める。
(情報システム開発、導入、保守、廃棄等)
第45条 個人情報等に係る情報システムの調達、開発、導入、保守、廃棄等にあたつては、遊佐町情報セキュリティポリシー対策基準に従う。
2 情報保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの開発、導入、保守、廃棄等の作業を担当する職員が個人情報等の閲覧、複製その他の操作を行う場合には、当該担当者を事務取扱担当者として指定し、行うことのできる操作の範囲、操作することのできる個人情報等の範囲を限定し、漏えい、滅失、毀損等の事故がないよう指導・監督する。指導・監督に際しては、統括情報保護管理者及び情報システム管理者に必要かつ十分な協力をするよう依頼する。
3 情報保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの開発、導入、保守、廃棄等の作業を委託する事業者が個人情報等の閲覧、複製その他の操作を行う場合には、当該事業者を個人情報等取扱事務の委託先とし、「第8章 個人情報等の提供及び業務の委託等」を適用して、当該委託先を監督する。監督に際しては、統括情報保護管理者及び情報システム管理者に必要かつ十分な協力をするよう依頼する。
(情報システム設計書等の管理)
第46条 情報保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、定められた場所で施錠保管(鍵の管理は情報システム管理者)を行い、複製を制限し、廃棄する場合には復元不能な方法で廃棄する。
第7章 管理区域の安全管理
(入退管理)
第47条 情報保護管理者は、管理区域に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 情報保護管理者は、必要があると認めるときは、管理区域の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 情報保護管理者は、管理区域及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(区域の管理)
第48条 情報保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区域に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 情報保護管理者は、災害等に備え、管理区域に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第49条 情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この章において同じ。)を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わす。
2 情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前二項に規定する措置を講ずる。
4 保有個人情報を提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(特定個人情報等の提供)
第50条 情報保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
2 特定個人情報等事務取扱担当者は、特定個人情報等を照会及び提供した場合、番号法に則り、以下の事項を記録し、当該記録を7年間保存する。
① 情報照会者及び情報提供者の名称
② 提供の求めの日時及び提供があつたときはその日時
③ 特定個人情報等の項目
④ ①から③までに掲げるもののほか、総務省令で定める事項
3 情報保護管理者は、遊佐町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例第4条第2項の規定に基づき町の機関に特定個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、第1項及び第2項に規定する措置を講ずる。
(業務の委託等)
第51条 個人情報等の取扱いに係る業務をの全部又は一部を委託する場合には、委託先において、個人情報保護法、番号法及び議会個人情報保護条例に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認し、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 委託先の選定には、「委託先審査票」を用い業務担当者が諸条件を調査、検討のうえ、審査結果を情報保護管理者に届け出、承認を得る。
3 業務の委託に係わる契約書案の作成は、原則として事務所管課が行う。
4 個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、以下の事項を含む契約書を締結する。
① 秘密保持義務
② 事業所内から個人情報等の持出しの禁止
③ 個人情報等の目的外利用の禁止
⑤ 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
⑥ 委託契約終了後の個人情報等の返却又は廃棄
⑦ 個人情報等を取り扱う従業者の明確化
⑧ 従業者に対する監督・教育
⑨ 契約内容の遵守状況について報告を求める規定及び法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
⑩ 当町が必要があると認めるとき、委託先に対して実地の調査を行うことができる規定(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
5 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
6 個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は外部に委託をする際には、委託先において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
8 個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託先が再委託をする際には、委託をする個人情報等の取扱いに係る業務において個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
9 個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によつて行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
10 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、委託する業務の内容、個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(特定個人情報等に係る委託先の監督)
第52条 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき実施機関自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、契約書等に特定個人情報等の特記事項を定めるなどし、委託先に安全管理措置を遵守させるための必要な契約を締結する。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託した場合は、委託先における特定個人情報等の取扱状況を把握する。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託する場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第9章 サイバーセキュリティの確保
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第53条 個人情報等を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たつては、遊佐町情報セキュリティポリシーを順守するとともに、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
(情報資産)
第54条 個人番号利用事務の実施に当たつては、接続する情報提供ネットワークシステム等の接続規程等が示す安全管理措置を遵守する。
2 個人番号利用事務において使用する情報システムについては、インターネットから独立する等の高い情報セキュリティ対策を踏まえたシステム構築や運用体制整備を行う。
3 その他の情報資産の取扱いについては、遊佐町情報セキュリティポリシーの例による。
第10章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第55条 個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに情報保護担当者及び情報保護管理者に報告する。
2 情報保護担当者及び情報保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置は直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 情報保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、統括情報保護管理者及び最高情報保護責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに統括情報保護管理者及び最高情報保護責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を実施機関の長に速やかに報告する。
5 情報保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課室等に再発防止措置を共有する。
(公表等)
第56条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
2 個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、次の事項について必要な措置を講ずる。
(1) 組織内における報告、被害の拡大防止
責任ある立場の者に直ちに報告するとともに、被害の拡大を防止する。
(2) 事実関係の調査、原因の究明
事実関係を調査し、個人情報保護法違反、番号法違反又はおそれが把握できた場合には、その原因の究明を行う。
(3) 影響範囲の特定
第2号で把握した事実関係による影響の範囲を特定する。
(4) 再発防止策の検討・実施
第2号で究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。
(5) 影響を受ける可能性のある本人への連絡等
事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、個人情報保護法第69条第2項又は番号法第29条の4第2項の規定による本人への通知を要する場合には、事実関係等について、速やかに、本人へ連絡し、又は本人が容易に知り得る状態に置く。
(6) 事実関係、再発防止策等の公表
事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係及び再発防止策等について、速やかに公表する。
(7) 個人情報保護委員会への報告
当町は、情報漏えい等が生じた場合には、事実関係及び再発防止策等について、個人情報保護法第68条第1項又は番号法第29条の4第1項の規定により速やかに個人情報保護委員会に報告する。また個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。
第11章 監査及び点検の実施
(監査)
第57条 監査責任者は、個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を最高情報保護責任者に報告する。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、監査計画を立案し、最高情報保護責任者の承認を得る。
(点検)
第58条 情報保護管理者は、自ら管理責任を有する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を統括情報保護管理者、及び最高情報保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第59条 最高情報保護責任者及び統括情報保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第12章 雑則
第60条 統括情報保護管理者、情報保護管理者等は、個人番号利用事務等の範囲等を明確にした上で、個人番号利用事務等の流れを整理し、管理段階ごとに安全管理措置を織り込む。
附則
本訓令は、令和6年9月2日から施行する。